PRODUCT TIPS
製品活用ヒント集
上司アドレスをCCに自動設定
”顧客宛にメールを送信する場合や社外へのメールにファイルが添付されている場合には、
必ず上司・上長のメールアドレスをCCに設定すること”
メール業務において、こんなルールを運用している組織はよく見られます。
もちろん、組織で決められたルールを守って正しくメール業務を行っている分には問題ありませんが、時には次のような事態が発生する可能性もあります。
- ルール上、上司のアドレスをCCに入れておかなければいけないのに、入れ忘れたままメールを送信してしまった！
- 上司CCを入れ忘れたことに気付かないままメール送信し、後でその事実に気付いて上司から注意されてしまった。
- 「この宛先はお得意様でやり取りも慣れたものだから、今回は上司アドレスへのCCを省略してもいいか」と自己判断でルールをやぶってしまった。
決められたルールを従業員一人ひとりの注意力や記憶力、意志によってのみ守って運用していくには限界があります。
そこで、特定の条件を満たすメールには、自動で上司アドレスがCCに設定される仕組みがあれば便利だと思いませんか？
メール誤送信対策Outlook アドイン WISE Alert には、「上司CC自動付与」機能がついています。メールの送信時に、「外部ドメイン宛」「添付ファイルつき」「外部ドメイン宛かつ添付ファイルつき」などの条件に合致すれば、あらかじめ設定しておいた上司・上長のメールアドレスを自動でCCに設定してくれます。
- 「送信先に上司アドレスが含まれない場合は自動付与する」にチェックを入れます。
- 「添付ファイルつき（かつ送信先に外部ドメインを含むとき）」「送信先に外部ドメインを含む」などの条件設定を行います。
- 上司メールアドレスの宛先区分は「CCに付与」「BCCに付与」から選択できます。
- 上司のメールアドレスを登録しておけば、設定は完了です。
メール送信時のルールも、ツールを活用することでより正しく運用していくことができます。
メール誤送信対策についてもっと知りたい方は、以下のコラムページもぜひご覧ください。
送信時に表示されるポップアップ画面で直感的に宛先メールアドレスの確認ができる WISE Alert は、20日間無料で使える評価版を用意しています。以下のページよりお申込みの上、評価版をダウンロードしてご利用ください。
カタログやその他詳細資料もご用意しています。以下のページよりダウンロードしてください。
