ヒューマンエラーによるメール誤送信をカラーサインで警告

メール誤送信対策

人間が作業を行う際、初めて（Hazimete）の作業・久しぶり（Hisasiburi）の作業・手順や方法を変更（Henkou）した作業については特にミスや失敗が発生しやすいということから、その3つの頭文字をとり、ヒューマンエラー3H（サンエイチ）と言われています。
うっかりしたミスや失敗から事故や怪我といった災害につながる場合が多くあり、この3Hにあたる作業を行う際には十分に注意して取り掛かる必要があります。

ヒューマンエラーによるメール誤送信事故

メールの誤送信の事故として、「BCCとして宛先を入力したつもりが間違ってCCとして入力していたため、顧客のメールアドレスが流出してしまった」というトラブルが後を絶ちません。過去には以下のような事故がありました。

　経済産業省の委託した業者による、アンケート調査対象者の個人情報（メールアドレス）漏えい
　独立行政法人水資源機構による、一斉送信された有資格業者のメールアドレス漏えい

また、宛先間違いが起こるケースは以下のように様々な場面があります。

　アドレス帳から同姓の別人のメールアドレスを選択した
　メーラーのオートコンプリート機能により別人のアドレスが表示されているにもかかわらず、そのまま送信先メールアドレスとした
　メール返信時に関係者以外の人が増えていることに気づかず、そのままの宛先に返信した

これらの宛先間違いにより、社内の人に送るつもりのメールが社外の人に配送されてしまった場合は相手に迷惑をかけるだけでなく、メールに秘密情報などが含まれていれば大きな情報漏えい事故につながります。

このようなうっかりしたヒューマンエラーですが、社員へのメール教育やメール運用ルールの徹底だけではなかなかなくなりません。
WISE Alertなら、これらのヒューマンエラーに対し警告を出して誤送信を未然に防止します。

不特定多数の宛先に送る場合はダイアログで知らせ、BCCに一括変換

WISE Alertでは、メール送信時にTOとCCの社外宛先件数が指定された件数以上の場合、確認ダイアログを表示して知らせます。

例えば、Aさんがサポートのお知らせメールをサポートユーザー宛に一斉配信しようとしました。すると、いつもは表示されたことのない以下のような確認ダイアログが表示されました。

＜BCC一括変換　確認ダイアログ＞

サポートユーザー宛先をBCCに入れたつもりが、ミスをしていたようです。そこでこのダイアログで［はい］をクリックすると、いつもの送信Alert画面が表示されすべての社外宛先は一括でBCCに変換されていました。それ以外は問題なかったので、そのまま送信できました。メールをキャンセルして宛先をBCCに変更しなおす必要もありません。

初めて送信する宛先や久しぶりに送信する宛先をカラーサインで確認

カラーサインの設定を自動モードにしておくと、以下のように宛先に応じて自動でカラーサインを変更して知らせます。

	安全色	注意色	基本色
色（下段はハイコントラスト表示の場合）	青	黄	赤
意味	いつもの宛先	久しぶりの宛先	初めての宛先
補足		※自動モード利用時のみ表示

例えば、Bさんはよくメールのやり取りをするCさんを宛先にするつもりが、入力ミスでよく似たメールアドレスのDさんにメールを送信してしまいました。ところが、送信Alert画面のカラーサイン（下図）を確認すると、いつもの宛先に送ったつもり（安全色のつもり）なのに、注意色（久しぶりの宛先）で表示されました。

＜送信Alert画面のカラーサイン＞

メールアドレスをよく確認して、間違いに気づくことができました。

宛先に変更があったら警告メッセージで知らせる

複数の関係者へのメールにいつもと異なる宛先が含まれていれば、警告メッセージを表示して知らせます。

例えば、管理者のCさんは社外の人を含む関係者間で、よくメールのやり取りをしています。あるときその関係者間の全員にメールを返信をすると、WISE Alertの警告欄（下図）に「初めて送信する宛先の組み合わせです。」と表示されました。

宛先をよく見なおしてみると、関係者以外の見知らぬ宛先が含まれていました。もし気付かずに送っていたら、その後その見知らぬ宛先へもそのままメールのやり取りが続き、情報漏えい事故が発生していたかもしれません。

社員へのメール教育やメール運用ルールの徹底だけではメール誤送信がなくならない場合は、WISE Alertの手を借りて、安全にメールのやり取りができる環境を整えましょう。

メール誤送信対策についてもっと知りたい方は、以下のコラムページもぜひご覧ください。