メールの一時保留で誤送信を防ぐ方法

宛先や添付ファイルの間違いは、メールの「送信」ボタンを押した直後に気が付くことが多いものです。誤送信の重大なインシデントにまでは発展しなかったとしても、メールの送信直後に「宛先を一人指定し忘れていた」、「ファイルを添付し忘れていた」、「本文中に書こうと思っていたことを忘れていた」などの小さなミスに気付くことは日常的に起こりうるのではないでしょうか。

メール誤送信防止ツールで「送信待ち時間」を設定しておくことにより、メール作成画面やメール送信時のポップアップ画面で「送信」ボタンを押した後、一定時間メールの配送を保留しておくことができます。

＜WISE Alert 送信待ち時間の設定＞

宛先や添付ファイルの間違いは、メールの「送信」ボタンを押した直後に気が付くことが多いものです。誤送信の重大なインシデントにまでは発展しなかったとしても、メールの送信直後に「宛先を一人指定し忘れていた」、「ファイルを添付し忘れていた」、「本文中に書こうと思っていたことを忘れていた」などの小さなミスに気付くことは日常的に起こりうるのではないでしょうか。

メール誤送信防止ツールで「送信待ち時間」を設定しておくことにより、メール作成画面やメール送信時のポップアップ画面で「送信」ボタンを押した後、一定時間メールの配送を保留しておくことができます。

• 　Outlook の「送信トレイ」でメールを一定時間保留するか、直ちに送信するかを選択できます。
• 　一定時間保留する場合、「送信待ち時間」を自由に設定することができます。

＜WISE Alert で即時配信＞

• 　送信待ち時間を設定している場合、送信したメールはOutlook の「送信トレイ」に一旦留まります。
• 　設定時間を経過すると、メールは自動的に配送されます。
• 　宛先や添付ファイルなどに間違いがあることに気付けば、「送信トレイ」内のメールを編集・削除することができます。
• 　送信待ち時間の経過を待たずに直ちに配送したい場合は、WISE Alertの「即時送信」ボタンでメールを配送します。

WISE Alertの「送信待ち時間」設定機能を使うことで、メールが即時に配送されるのを防止することが出来ます。待ち時間を経過するとメールは自動的に配送されるので、業務効率が下がることもありません。

メール誤送信対策についてもっと知りたい方は、以下のコラムページもぜひご覧ください。

• 　メールの宛先間違いをなくすには？ポップアップで確認
• 　添付ファイルの間違いを防止＆送信直前に内容確認
• 　緊急通告や必読の社内メールをポップアップでお知らせ
• 　標的型攻撃・ビジネスメール詐欺の罠にかからないために
• 　上司アドレスをCCに自動設定
• 　ヒューマンエラーによるメール誤送信をカラーサインで警告

送信時に表示されるポップアップ画面で直感的に宛先メールアドレスの確認ができる WISE Alert は、20日間無料で使える評価版を用意しています。以下のページよりお申込みの上、評価版をダウンロードしてご利用ください。

カタログやその他詳細資料もご用意しています。以下のページよりダウンロードしてください。