２．メールアーカイブの手法

増え続けるメールデータ量

裁判などで証拠となるメールの提出を求められた場合、必要な情報を高速に見つけ出して提出できなければ、メールシステム自体を押収されて業務の継続が困難になったり、大きなペナルティを課せられたりするケースがあります。

そのため、企業によってはメールのバックアップデータを取得し、定期的に保存をしていますが、メールデータは膨大な量になることが多く、データを効率よく高速検索する仕組みがなければ、必要な時に必要なメールを探し出すことは非常に困難です。

たとえば、1,000ユーザの企業が3年間すべてのメールを保存するとします。それぞれのユーザが1日平均で100KBのメールを30通送受信したとすると、

100KB×30 通×1,000ユーザ×1,095日（365日×3年）＝3,285,000,000KB=3,285GB

となります。

現在のストレージ事情からすれば、データ量としてはそれほど多くないように見えますが、32,850,000通のメールから目的のメールを探し出すことは並大抵のことではありません。

求められるメールアーカイブシステム

メールアーカイブシステムは大量のメールを長期間保存するために必要な様々な仕組みを用意しています。メールアーカイブシステムに求められる主要機能は以下の通りです。

• メールを長期間保存できる仕組み
• 保存したメールを効率よく高速で検索できる仕組み
• 送受信メールのフィルタリング

メールアーカイブシステムにとって最も重要なことは、有事の際に必要なメールを即座に見つけだすことのできる検索性能といえます。高速で検索できる機能が不足していると膨大なメールから必要なメールを探すために大変な労力と時間を要することになります。

メールアーカイブとフィルタリング

メールアーカイブとフィルタリングと組み合わる場合は、自社で実現したいフィルタリング要件について熟考し、導入検討している製品で実現可能かを確認する必要があります。

ただし、メールフィルタリングは業務によって必要なレベルが大きく異なるので、その点を考慮しなければ、現実的なフィルタリング定義ではなくなることを注意する必要があります。

たとえば、営業部に対して私用メールに関する極端に厳しいフィルタリングポリシーを設定すると顧客との円滑なコミュニケーションを阻害する可能性があります。

顧客との親睦を深めるための飲み会を行うことが業務上必要なのか、私用なのかをフィルタリングシステムが的確に判断することは難しいためです。