デバイスを問わずに利用できるクラウド型メール誤送信対策ソリューション 365 Alert

テレワークなど、場所を問わない働き方が推進され、 スマホやタブレット端末でメールを送受信する機会が増えましたが、 慣れない環境ということもあり誤送信の事故がよく起こるようです。

そこで、WISE Alertで培った技術を活かし、 誤送信判定機能を幅広くメール利用者へ提供できる 誤送信対策サービス「365 Alert」の開発とサービスに至りました。デスクトップアプリの新しいOutlook やOutlook on the web はもちろん、デバイスやメールクライアントを問わず利用できるメール誤送信対策サービスです。

メール送信を指定時間待機します。送信直後に気づきやすい誤記や宛先ミスに対応でき、“うっかり誤送信”を防止するチェックポイントとなります。数分間の見直し時間が生まれることで、安心してメールを送信できます。

＜おすすめ活用方法＞
ポップアップ表示機能と併用することで、送信ボタンを押した直後の“うっかり”と、送信後に生じる“不安”の両方に対して二段階で対策でき、誤送信リスクを低減できます。

事前に設定した条件やキーワードに一致した場合に、メールの送信を保留しTeams やメールで送信者へ通知します。

＜おすすめ活用方法＞
添付付きのメールや宛先件数が多いときなど、情報漏えいリスクが大きいメールを保留し、再確認することで送信後の”しまった！”を防ぐことができます。

キーワードチェックで誤送信に特に気を付けたい「見積り」「社外秘」など特定のキーワードを含む場合にメールを保留できます。 説明資料はこちら

事前に設定した条件に一致した場合に、送信前にポップアップで警告表示します。ポップアップ画面で送信前チェックした場合、365 Alertのルールチェックをスキップしてそのまま配送することも可能です。

＜おすすめ活用方法＞
テレワーク中や出先などといった、Outlook on the web を利用するシーンでの誤送信対策に便利です。

※365 Alertの付属アドイン「365 Alert Outlook Add-in」を有効化した際に利用できる機能です。
※スマホアプリには未対応。その他制限事項については弊社までお問い合わせください。

添付ファイルを連携先のファイルストレージにアップロードして、共有リンクに置き換えます。連携先のファイルストレージには、SharePoint やBox が利用可能です。リンク共有を活用することで“脱PPAP”が可能となり、より安全でスマートなファイル共有運用へ移行できます。

送信メールに添付しているファイルを自動的にZIP暗号化します。暗号化する条件やパスワードの通知方法も細かく設定できます。
例）暗号化方式、内部ドメインの暗号化除外、パスワード通知の自動／手動／OFFなど

＜おすすめ活用方法＞
Teams の通知画面から宛先などを再確認しパスワードを通知することで、ZIP暗号化する手間を省きながらも情報漏えいリスクを軽減できます。
さらに特定の宛先に対してZIP暗号化を除外することもできるため、送り先がPPAP対策の一環でZIP暗号化ファイルを受信できない場合にも、問題無くメールを送信できます。

メールのCCまたはBCCに上司のメールアドレスを自動で追加します。

＜おすすめ活用方法＞
社外向けメール送信ルールの統制や、新入社員の教育期間時にも便利に利用できます。

TOやCCにあるメールアドレスを一括でBCCに変換します。

＜おすすめ活用方法＞
宛先件数だけではなく、宛先ドメインやメール件名なども条件に設定できるため、一斉送信メールなど様々なシーンで宛先アドレスの情報漏えい対策に利用できます。

メール本文にテンプレートの文章を自動挿入します。自動挿入文の位置や、テキスト形式/HTML形式かを選択できます。

＜おすすめ活用方法＞
ZIP暗号化について会社の運用方針や、テレワーク中であることをお知らせするなど、ちょっとした連絡事項の記載の手間を省くことができて便利です。

事前に設定したルールに一致したメールの配送は保留され、承認依頼通知を受けた一人以上の承認者が承認するとメールが配送されます。承認者は複数名指定することが可能で、1名承認あるいは全員承認が選択できます。

＜おすすめ活用方法＞
テレワーク環境下でもメール送信前のダブルチェックが可能になるため、担当者の働き方を制限しません。承認者はリマインダー通知を活用することで忘れ防止もできます。

個人アドレスやグループメールアドレスなど、対象ユーザーのメール保留後の配送許可等の操作を代理人が行います。

＜おすすめ活用方法＞
サポートセンターから顧客へ送るメールなど、グループメールアドレスを送信アドレスとして利用している時にも誤送信対策ができるようになります。